Vertragsmanagement checkliste

13 Aug 2020

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Vertragsmanagement checkliste

Informationen können effizient verarbeitet werden, indem verschiedene Tools in ein Enterprise Contract Management System integriert werden. Untersuchen Sie Ihre aktuellen Prozesse (die Gruppe von Aktivitäten oder Aufgaben, die Sie zum Verwalten eines Vertrags benötigen) und Ihre Workflows (wie die Aufgaben organisiert sind und wer sie abschließt). Identifizieren und beseitigen Sie Aufgaben, Schritte und Hindernisse, die Zeit, Geld und Ressourcen Ihrer Organisation verschwenden. Analysieren Sie Ihre Verträge auf Vorteile für Ihre Organisation, unabhängig davon, ob sie von finanziellem oder strategischem Wert sind. Mithilfe Ihrer KPIs können Sie auch die Kreditorenleistung identifizieren. Das Contract Management Body of Knowledge (CMBOK)®, fünfte Auflage, basierend auf dem NCMA Contract Management Standard™, umreißt die Kompetenzen für Vertragsmanager wie folgt: Alle Informationen sind in Echtzeit verfügbar und Sie müssen sich keine Gedanken über die Aktualisierung des Systems machen. Mit dem Abschluss der Vertragsinformationen in das Vertragsmanagementsystem werden diese sofort verfügbar. Ein Enterprise Contract Management System reduziert die Fehler, die häufig bei der manuellen Vertragsverwaltung auftreten. Ein KPI-Dashboard kann Ihnen dabei helfen, alles nachzuverfolgen, von Ihrer Gesamtzahl der Verträge bis hin zu Trends pro Vertrag oder Partner/Lieferant.

Sobald Sie wissen, was Sie überwachen möchten, wählen Sie das Dashboard aus, das die richtige Datenpräsentation für Ihr Unternehmen bereitstellt. Verwenden Sie diese Vorlage, um benutzerdefinierte KPI-Dashboards für Ihr Unternehmen zu erstellen. Alle manuellen Änderungen am Vertragsdokument können nachverfolgt werden, um sicherzustellen, dass die Daten und Bedingungen korrekt sind. Die Inputs in dieser Phase sind die Ziele des Projekts, die Informationen über die Aktivitäten, die den Vertrag unterstützen, und die kritischen Daten. Die Ausgabe ist die erste Dokumentation, die die Informationen speichert und einen frühen Audit-Trail bereitstellt. Vertragsmanagement ist eine komplexe Funktion, die für den Erfolg jeder Organisation von zentraler Bedeutung ist. Da es so viele Aspekte Ihres Unternehmens umfasst, steht das Vertragsmanagement vor einer Reihe von Herausforderungen: Mit einem Vertragsmanagementsystem können Verträge ohne Verzögerungen elektronisch unterzeichnet werden, die meist in papierbasierten Verträgen auftreten. Keine Verzögerung bedeutet schnellere Vertragsunterzeichnung und damit schnellere Zahlungen. Die Vertragsverwaltung wirkt sich auf alle Aspekte einer Organisation aus, einschließlich Einnahmen, Budget, Operationen, öffentliches Image und Beziehungen.